Evaluación del Desempeño

Es el proceso que mide el rendimiento de los trabajadores que implica la Productividad ( cantidad, calidad ), la Pericia ( iniciativa ) y las Caracteristicas Personales ( asiduidad, supervisión, responsabilidad, relaciones de trabajo ).

Características del Sistema de Evaluación del Desempeño:

a) Continuo - Para la utilización de los resultados se prevé tener en cuenta un mínimo de 3 años. ( Art. 11, Ordenanza de Ascensos)
b) Integrador - Vincula distintos actores del proceso (supervisores, supervisados, tribunales, gremios, etc.)
c) Formativo - Contribuye a la formación intelectual y humana de los funcionarios por medio de las instancias de capacitación y desarrollo que se instrumenten.
d) Histórico y Prospectivo - Es un análisis del pasado, en el momento presente, para proyectar el futuro.

 

Definición

Es la evaluación periódica de la actuación cumplida por los funcionarios no docentes de la Universidad de la República en su desempeño y tiene por finalidad entre otras, perfeccionar a los funcionarios, mejorar la eficacia y la eficiencia en el logro de los objetivos de los Servicios y de los fines de la Universidad; y ser uno de los elementos a ser ponderados en el sistema de ascensos.

Finalidad

 

    A) Perfeccionar a los funcionarios
    B) Mejorar la eficacia y la eficiencia
    C) Elemento importante para el sistema de ascensos
    D) Herramienta que sirve para detectar:
  •  
    1. Problemas de Supervisión
    2. De Capacitación
    3. De Motivación
    4. De Relacionamiento
    5. De integración a la función o al Servicio

¿Qué se evalúa?

 

SE EVALÚA EL DESEMPEÑO NO LA PERSONA

Es un derecho del funcionario

 

  • Que la evaluación se realice en los plazos estipulados
  • Que la evaluación del supervisor sea fundamentada. Cada puntaje asignado en cada factor, cada juicio, debe ser fundado.
  • La realización de dos entrevistas que exige la ordenanza, en las condiciones adecuadas
  • Participar en la elección del representante de los funcionarios en el tribunal de su escalafón y grado
  • Que se le notifique en fecha y forma la integración de su tribunal de calificación
  • Recusar en forma fundada miembros de su tribunal de calificación
  • Remitir al tribunal que lo calificará las objeciones u observaciones que le merezca la evaluación que le realizó su supervisor
  • Recibir una copia de la calificación del tribunal
  • Tener de manifiesto por 15 días hábiles los expedientes sustanciados por los tribunales
  • Presentar por escrito observaciones a la calificación asignada por el tribunal
  • Presentar recurso una vez finalizado completamente el proceso de calificación

Evaluación del desempeño

Entrevista entre evaluador y evaluado

El sistema de calificaciones prevé la realización de una entrevista entre el evaluador y el evaluado cuyo objetivo se establece en el Art. 19 de la Ordenanza de Calificaciones.

Por otra parte, se ha definido que en la mitad del período anual de la evaluación del desempeño se realice una entrevista, a los efectos de generar una instancia de intercambio que permita analizar dicha evaluación.

En la misma, el evaluador explicitará los conceptos respecto a cada uno de los factores y analizará las alternativas conducentes a la superación del desempeño futuro.

Aspectos generales a tener en cuenta

 

  • La entrevista debe ser planeada previamente, definir qué información se le proporciona al evaluado y cuál sería la mejor manera de enfocar el tema. Evitar las desviaciones, tener siempre presente que es una entrevista para evaluar el desempeño laboral. Controlar el desarrollo de la misma, para evitar abordar otros aspectos que no correspondan.
  • La reunión debe ser privada, en un lugar cómodo, tranquilo y sin interrupciones.
  • Mantener un diálogo armonioso, en el cual exista entendimiento y confianza mutua entre evaluador y evaluado.
  • Utilizar un lenguaje sencillo, claro y directo, que no dé lugar a otras interpretaciones y que permita al evaluado comprender los fundamentos de calificación. Esos argumentos deberían estar avalados con hechos específicos. Es conveniente que se registren las diferentes situaciones en las cuales el funcionario se destacó en la realización de un trabajo, así como también recoja los aspectos que han merecido una observación o corrección.
  • Destacar que lo que se persigue con esa entrevista es analizar la manera de lograr una mejor realización de las funciones, y un entorno laboral sano.
  • Intentar disminuir los aspectos que generan más ansiedad en el momento de la evaluación siendo conscientes que en la evaluación del desempeño el supervisado puede estar tenso por la situación que debe enfrentar. Se recomienda comenzar la entrevista con los aspectos menos ansiógenos y más constatables del desempeño del evaluado (ej: puntualidad), para posteriormente abordar los más comprometidos, menos objetivables y donde se señalan los aspectos que se podrían mejorar. Para finalizar la entrevista, resulta conveniente destacar las potencialidades y habilidades del evaluado para la tarea, realizando una síntesis de los aspectos positivos y señalando los cambios o mejoras que se esperan para alcanzar los fines.
  • Mantener una actitud objetiva, abierta y receptiva. Tener presente que el evaluado puede aportar elementos útiles relacionados con procedimientos, condiciones de trabajo y dificultades que podrían estar entorpeciendo su desempeño.
  • Analizar en conjunto, las medidas a tomar para lograr la superación del funcionario, ya sea a través de la capacitación o modificación de otros aspectos.
  • Recordar que no siempre en una entrevista se puede analizar todo, tal vez sea necesario concertar una segunda reunión para continuar tratando aspectos que merezcan su estudio.

Acerca de la realización de la entrevista

Se realizarán como mínimo dos instancias básicas de entrevistas:

Primera entrevista - Se llevará a cabo a los seis meses de iniciado el ciclo de evaluación de desempeño. La misma será de carácter conceptual, apuntando a la transmisión e intercambio de ideas entre evaluado y evaluador. Consistirá en un primer acercamiento a la situación de evaluación que permita al supervisor señalar aciertos, carencias, virtudes a potenciar, dificultades, etc, al supervisado analizar y cuestionar aspectos de su desempeño.

Segunda entrevista - Será el resultado del intercambio conceptual sumado a la calificación. Los conceptos extraídos de la primera entrevista junto a los cambios producidos en el segundo semestre se verán reflejados en las cifras que se adjudicarán a cada uno de los factores.

Como manera de abordar la entrevista es posible partir de la autoevaluación del supervisado, sobre la cual el supervisor iría aclarando, ampliando la información y dando su opinión. Esto brinda al supervisor la oportunidad de intercambiar ideas sobre cada uno de los ítems, encontrando semejanzas y diferencias, posibilitando la aclaración de las discrepancias instrumento enriquecedor en el sentido de que facilita el intercambio de ideas y el diálogo.

Se podrán realizar otras instancias de entrevistas a pedido de cualquiera de las partes, en pro de un intercambio permanente. Las mismas podrán llevarse a cabo a lo largo de todo el período.

Además puede realizarse una entrevista inicial con la finalidad de dar a conocer los objetivos del sector al cual pertenece el funcionario y su rol en la concreción del los mismos.

Se puede tener como guía los factores ya previstos en la Ordenanza:

 

    a) asiduidad (incluye concurrencia, puntualidad, permanencia)
    b) cantidad de trabajo
    c) calidad del trabajo
    d) responsabilidad
    e) relaciones de trabajo (operativos y Nivel de Conducción sin personal a cargo)
    f) iniciativa
    g) aptitud para la supervisión

Asimismo cuando se hayan fijado objetivos y resultados a alcanzar, también se tendrán en cuenta el cumplimiento de los mismos a efectos de evaluar el desempeño.

Estos puntos a evaluar son conocidos de antemano tanto por el evaluador como el evaluado.

Ventajas de la entrevista

 

  • Mejora las comunicaciones dentro de la institución, debido a:
    • el funcionario conoce qué se espera de él, se definen funciones y responsabilidades.
    • recibe constantemente información sobre su desempeño, es orientado.
    • se procesa una retroalimentación constante entre supervisor y supervisado.
    • se analizan aspectos en conjunto.
    • se promueven ámbitos de trabajo más abiertos y receptivos.
  • Es un elemento motivacional, dado que se resaltan aspectos positivos del funcionario, se analizan formas de superación. Promueve cambios como resultado de la calificación y su gravitación en los ascensos.
  • Permite detectar necesidades de capacitación, y que se desarrollen acciones con la finalidad de superar las carencias que surjan de la evaluación.
  • Posibilita la realización de cambios que aporten a mejorar los desempeños y las relaciones laborales.
  • Contribuye al logro de criterios uniformes y patrones de medida comunes.
  • Conduce a la objetividad e imparcialidad de la evaluación la cual requiere un esfuerzo (algunas veces por razones de simpatía, afinidad o antipatía, la evaluación no coincide totalmente con la realidad).

Desventajas de la entrevista

 

  • Se puede incurrir en el error de “efecto de halo”, en el cual el evaluador prioriza una característica saliente del evaluado y sin darse cuenta la vuelca a otros factores o a la evaluación en general, o puede suceder lo contrario.
  • Existen tendencias a evaluar hacia los extremos o al centro. Los jefes más exigentes tienden a evaluar peor y los benévolos a sobrevaluar. Otros prefieren manejar sólo conceptos de aceptable o satisfactorio.
  • A veces se toman en cuenta los últimos tiempos y no la actuación de todo el período, y por lo tanto conviene registrar periódicamente todos los aspectos que se han producido a lo largo del período a calificar.
  • Rechazo de la evaluación motivados en parte por la resistencia natural a los cambios y el miedo a lo nuevo.
  • También existe el temor del supervisor a enfrentarse a su personal y no ser aprobado por el grupo.